Có một kiểu căng thẳng mà gần như ai làm nghiên cứu theo nhóm cũng gặp ít nhất một lần: bản thảo đã xong, chuẩn bị nộp, và ai đó hỏi tại sao tên mình đứng thứ tư, hoặc tại sao người kia lại có tên. Lúc đó mọi người đã mệt, ai cũng nhớ công sức của mình rõ hơn công sức của người khác, và không có văn bản nào để dựa vào. Cách tránh duy nhất là nói chuyện này sớm, khi chưa ai đầu tư gì nhiều, và ghi lại.
Vì sao phải nói từ trước, không đợi bài xong
Ở đầu dự án, mọi người còn đánh giá đóng góp dựa trên kế hoạch: ai sẽ thu số liệu, ai phân tích, ai viết bản nháp. Ở cuối dự án, mọi người đánh giá dựa trên trí nhớ, mà trí nhớ thiên về công việc của chính mình. Nhóm nào cũng có người làm việc nặng nhưng ít người thấy — làm sạch dữ liệu, xin giấy phép đạo đức, liên hệ cơ sở thu mẫu. Thoả thuận sớm giúp những việc đó được tính ngay từ đầu.
Thêm nữa, thứ tự tác giả ảnh hưởng thật tới người trong nhóm: nghiên cứu sinh cần bài đứng đầu để bảo vệ, người đang làm hồ sơ chức danh cần vai trò tác giả chính hoặc tác giả liên hệ. Nói ra những nhu cầu này sớm thì nhóm có thể sắp xếp — ví dụ chia thành hai bài với hai người đứng đầu — thay vì tranh nhau một vị trí.
Ai đủ điều kiện đứng tên
Tiêu chí phổ biến nhất trong khoa học sức khoẻ và được nhiều ngành khác tham khảo là khuyến nghị của Uỷ ban Quốc tế các Biên tập viên Tạp chí Y khoa (ICMJE). Theo đó, một người đứng tên tác giả khi đáp ứng đủ bốn điều:
- Đóng góp đáng kể vào ý tưởng, thiết kế, thu thập, phân tích hoặc diễn giải dữ liệu.
- Viết bản thảo hoặc sửa chữa nghiêm túc phần nội dung trí tuệ quan trọng.
- Duyệt bản cuối cùng trước khi nộp.
- Đồng ý chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh của công trình, bao gồm việc trả lời các câu hỏi về tính chính xác và liêm chính.
Ngành khác có thể có thông lệ riêng — toán học thường xếp theo vần tên, một số ngành vật lý có danh sách tác giả hàng trăm người. Việc đầu tiên là kiểm tra hướng dẫn tác giả của tạp chí dự định gửi và thông lệ của ngành mình.
Những việc không đủ để đứng tên nếu chỉ có riêng nó: xin được kinh phí, đứng đầu đơn vị, cung cấp mẫu hoặc thiết bị, đọc góp ý bản thảo, hỗ trợ kỹ thuật thông thường. Những người này được ghi ở mục cảm ơn. Nói rõ điều này từ đầu giúp tránh tình huống phải “gắn tên” lãnh đạo vào bài chỉ vì ngại.
Thoả thuận gồm những gì
Không cần văn bản pháp lý. Một trang trong thư mục chung của dự án, có ngày tháng, mọi người đọc và trả lời đồng ý qua thư điện tử là đủ. Nội dung nên có:
- Danh sách bài dự kiến từ dự án: bài chính, bài phụ, bài phương pháp nếu có.
- Với mỗi bài: tác giả thứ nhất, tác giả liên hệ, tác giả cuối (ở nhiều ngành là người dẫn dắt nhóm), và nguyên tắc xếp những người ở giữa.
- Vai trò dự kiến của từng người, ghi theo bảng phân loại đóng góp CRediT (xem phần dưới).
- Điều kiện thay đổi: nếu ai đó không làm phần việc đã nhận trong một khoảng thời gian thống nhất, vị trí có thể được xếp lại.
- Quyền dùng dữ liệu cho các bài sau và cho luận văn, luận án của thành viên.
Ghi đóng góp theo vai trò, không chỉ theo thứ tự
Thứ tự tên chỉ là một chiều, nó không nói được ai làm gì. Ngày càng nhiều tạp chí yêu cầu mục tuyên bố đóng góp, thường theo bảng phân loại CRediT gồm mười bốn vai trò: lên ý tưởng, quản lý dữ liệu, phân tích chính thức, xin tài trợ, điều tra, phương pháp, quản lý dự án, nguồn lực, phần mềm, giám sát, kiểm chứng, trực quan hoá, viết bản nháp đầu, viết và sửa.
Dùng chính bảng này trong thoả thuận đầu dự án có hai lợi ích. Thứ nhất, nó buộc nhóm nói cụ thể ai làm vai trò nào, thay vì nói chung “anh ấy hỗ trợ phân tích”. Thứ hai, đến lúc nộp bài, phần tuyên bố đóng góp gần như đã viết sẵn — chỉ cần cập nhật theo thực tế.
| Người | Vai trò dự kiến | Vị trí dự kiến (bài chính) |
|---|---|---|
| Nghiên cứu sinh A | Điều tra, quản lý dữ liệu, phân tích chính thức, viết bản nháp đầu | Tác giả thứ nhất |
| Thạc sĩ B | Điều tra, kiểm chứng | Tác giả thứ hai |
| Thống kê viên C | Phương pháp, phân tích chính thức, viết và sửa | Tác giả thứ ba |
| Người hướng dẫn D | Lên ý tưởng, xin tài trợ, giám sát, viết và sửa | Tác giả cuối, tác giả liên hệ |
Tác giả liên hệ không phải là danh hiệu
Ở Việt Nam, vai trò tác giả liên hệ hay được coi như một danh hiệu, vì nó được tính trong một số tiêu chuẩn xét chức danh. Nhưng về thực chất, đây là người làm việc: nhận thư từ tạp chí, điều phối trả lời phản biện, giữ liên lạc sau khi bài đăng, trả lời người đọc hỏi về dữ liệu nhiều năm sau. Người nhận vai trò này nên là người còn ở lại với dự án lâu dài và có địa chỉ thư điện tử ổn định — không phải người sắp tốt nghiệp và đổi cơ quan.
Một số tạp chí cho phép hai tác giả liên hệ, hoặc ghi chú hai tác giả đóng góp ngang nhau ở vị trí thứ nhất. Đây là cách giải quyết hợp lý khi hai người thật sự chia đều phần việc chính, nhưng đừng dùng nó như cách làm hài lòng tất cả mọi người. Nếu bài nào cũng có ba người đóng góp ngang nhau, ký hiệu đó mất ý nghĩa.
Lúc nào cần mở lại thoả thuận
Thoả thuận đầu dự án là điểm xuất phát, không phải bản án. Nên xem lại ở ba thời điểm:
- Khi kế hoạch phân tích thay đổi lớn, chẳng hạn cần thêm một người có chuyên môn mà ban đầu không tính tới.
- Khi bản nháp đầu tiên hoàn thành: lúc này đóng góp thật đã rõ, so với kế hoạch xem có ai làm nhiều hơn hoặc ít hơn hẳn.
- Trước khi nộp: mọi người xác nhận lần cuối bằng văn bản, kể cả thứ tự và mục tuyên bố đóng góp.
Việc thêm hoặc bớt tác giả sau khi bài đã nộp thường phải có thư giải thích gửi biên tập viên và chữ ký đồng ý của tất cả tác giả. Nhiều tạp chí xem xét những yêu cầu này rất kỹ. Đây là lý do nữa để chốt từ trước.
Những tình huống khó và cách xử lý thường thấy
Lãnh đạo muốn có tên dù không tham gia
Đây là “tác giả danh dự”, bị hầu hết các hướng dẫn liêm chính coi là không đúng. Cách nói nhẹ nhàng nhất là dựa vào yêu cầu của tạp chí: tác giả phải ký tuyên bố đã tham gia và chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung. Đề nghị ghi người đó ở mục cảm ơn, hoặc mời họ tham gia thật sự vào việc sửa bản thảo.
Người đã làm nhiều nhưng bỏ dự án giữa chừng
Nếu phần việc của họ nằm trong bài, họ vẫn có thể đủ điều kiện, nhưng phải duyệt bản cuối và đồng ý chịu trách nhiệm. Liên hệ sớm, gửi bản nháp, cho họ thời gian góp ý. Nếu họ không phản hồi sau nhiều lần liên lạc, ghi lại quá trình đó và hỏi biên tập viên cách xử lý.
Hai người đều muốn đứng đầu
Xem lại xem dự án có tách được thành hai bài với hai câu hỏi khác nhau không. Nếu không, thường người viết bản nháp đầu và chịu trách nhiệm phân tích chính được ưu tiên. Ghi chú đóng góp ngang nhau là lựa chọn cuối cùng.
Với luận văn của học viên và đề tài sinh viên
Khi dự án có học viên cao học hoặc sinh viên, câu hỏi thường gặp là bài báo rút từ luận văn ai đứng đầu. Thông lệ phổ biến: nếu học viên thu số liệu, phân tích và viết bản nháp, học viên đứng đầu, người hướng dẫn đứng cuối hoặc làm tác giả liên hệ. Nếu học viên đã tốt nghiệp, không tham gia viết bài, và người hướng dẫn phải phân tích lại, viết lại gần như toàn bộ, thứ tự có thể khác — nhưng phải hỏi ý học viên và để họ có cơ hội tham gia trước khi quyết định.
Ghi rõ điều này trong thoả thuận ngay khi học viên nhận đề tài. Một câu đơn giản như “nếu bài báo từ luận văn chưa được bản nháp đầu tiên sau một năm kể từ khi bảo vệ, nhóm sẽ thống nhất lại người viết và thứ tự” tránh được rất nhiều khó xử về sau, khi học viên đã đi làm và khó liên lạc.
Cũng nên nói rõ quyền dùng dữ liệu: học viên có được dùng bộ số liệu cho bài khác sau khi rời nhóm không, có phải xin phép không, ghi nguồn thế nào. Những câu hỏi này nghe xa xôi lúc bắt đầu, nhưng chính chúng gây tranh chấp nhiều năm sau.
Một trang giấy rẻ hơn nhiều so với một mối quan hệ
Thoả thuận tác giả không giải quyết được mọi chuyện, nhưng nó chuyển cuộc nói chuyện khó từ lúc mọi người mệt mỏi nhất sang lúc mọi người còn hào hứng nhất. Nhóm nghiên cứu làm với nhau nhiều năm, qua nhiều bài. Mất một buổi chiều để thống nhất từ đầu thường giữ được sự tin cậy cho cả những dự án sau.
Câu hỏi thường gặp
Người cung cấp số liệu có được đứng tên tác giả không?
Chỉ cung cấp số liệu thì thường chưa đủ. Nếu họ còn tham gia thiết kế, diễn giải kết quả, sửa bản thảo và chịu trách nhiệm về nội dung thì có thể đứng tên.
Tác giả cuối có ý nghĩa gì?
Ở nhiều ngành khoa học tự nhiên và y sinh, vị trí cuối thường dành cho người dẫn dắt nhóm hoặc giám sát. Ở ngành khác vị trí này không có ý nghĩa đặc biệt, nên cần biết thông lệ của ngành mình.
Có cần thoả thuận tác giả có chữ ký không?
Không bắt buộc. Một văn bản có ngày tháng trong thư mục chung và thư đồng ý của từng người thường đủ để làm căn cứ khi cần.
Thêm tác giả sau khi đã nộp bài có được không?
Thường được nhưng phải có thư giải thích và sự đồng ý bằng văn bản của tất cả tác giả, và biên tập viên có quyền xem xét kỹ. Tốt nhất là chốt danh sách trước khi nộp.
CRediT là gì?
Là bảng phân loại mười bốn vai trò đóng góp trong nghiên cứu, như lên ý tưởng, phân tích, viết bản nháp. Nhiều tạp chí dùng nó cho mục tuyên bố đóng góp của tác giả.
