Quản lý tài liệu: thiết lập một lần ở đầu dự án, dùng suốt nhiều năm

Thiết lập một hệ thống quản lý tài liệu tốn khoảng hai giờ ở đầu dự án. Không thiết lập tốn nhiều ngày rải rác suốt dự án — tìm lại bài đã đọc, sửa danh mục bằng tay, kiểm từng mục trước khi nộp.

Thiết lập ban đầu

• Chọn một phần mềm và dùng nhất quán.
• Cài tiện ích trình duyệt để lưu bài bằng một cú bấm.
• Lưu cả tệp toàn văn, không chỉ thông tin thư mục.
• Đặt quy ước gắn thẻ ngay từ đầu.

Dữ liệu tự nhập thường có lỗi

• Tên tạp chí viết tắt sai, thiếu số tập, tên tác giả sai dấu.
• Kiểm ngay khi lưu, không để tới lúc nộp.
• Một mục sai nhân lên ở mọi bài bạn dùng nó.

Gắn thẻ

• Thẻ theo chủ đề trong đề tài của bạn, không theo tên lĩnh vực chung.
• Thẻ theo vai trò: nền tảng, phương pháp, đối lập.
• Ít thẻ mà dùng nhất quán tốt hơn nhiều thẻ dùng tuỳ hứng.

Ghi chú trong phần mềm

• Ghi ngay vào mục của bài, không ghi ở file riêng.
• Tìm kiếm được cùng lúc với thông tin thư mục.
• Đây là chỗ ghi chú đọc và danh mục tài liệu gặp nhau.

Sao lưu và chia sẻ

• Đồng bộ lên đám mây — mất thư viện là mất nhiều năm công.
• Thư viện dùng chung cho nhóm nghiên cứu.
• Xuất ra định dạng chuẩn định kỳ để không phụ thuộc một phần mềm.

Một điều đáng nhớ

Kiểm dữ liệu thư mục ngay lúc lưu bài, không để tới lúc nộp.

Một mục sai được dùng trong năm bài là năm lần bạn phải sửa — và lần sửa cuối cùng thường diễn ra vào đêm trước hạn nộp, khi không còn thời gian để kiểm những mục khác.

Câu hỏi thường gặp