Khi bài vượt giới hạn số từ hoặc số bảng hình, phản xạ đầu tiên của nhiều người là đẩy phần thừa vào tài liệu bổ sung. Làm vậy không sai, nhưng làm vội thì ra một tệp năm mươi trang không mục lục, bảng đặt tên theo phần mềm, và phản biện phải đoán xem bảng S7 đi với câu nào trong bài. Tài liệu bổ sung tốt là phần bài được thiết kế có chủ ý, với một nguyên tắc rõ: người đọc bài chính phải hiểu đầy đủ lập luận mà không cần mở nó, còn người muốn kiểm chứng thì tìm được mọi thứ cần trong đó.
Câu hỏi quyết định: thiếu phần này, người đọc còn theo kịp lập luận không?
Với mỗi bảng, hình, đoạn mô tả, hãy hỏi: nếu bỏ nó khỏi bài chính, người đọc có bị hụt một bước trong lập luận không? Nếu có, nó ở lại. Nếu không, nhưng người muốn kiểm tra hoặc lặp lại nghiên cứu vẫn cần nó, nó đi ra tài liệu bổ sung. Nếu chẳng ai cần, bỏ hẳn.
Theo tiêu chí đó, những nội dung thường hợp với tài liệu bổ sung:
- Phân tích độ nhạy cho thấy kết quả chính không đổi khi thay cách xử lý dữ liệu thiếu, loại ngoại lai, đổi định nghĩa biến.
- Bảng kết quả đầy đủ của mô hình, khi bài chính chỉ cần hệ số của biến quan tâm.
- Công cụ thu thập: bảng hỏi đầy đủ, hướng dẫn phỏng vấn, kịch bản thí nghiệm.
- Chi tiết quy trình kỹ thuật quá dài cho phần phương pháp: thông số máy, các bước tiền xử lý, quy trình nhuộm.
- Kết quả phân nhóm phụ không nằm trong câu hỏi chính nhưng phản biện hay hỏi.
- Bảng kiểm báo cáo theo hướng dẫn chuẩn như CONSORT, STROBE, PRISMA khi tạp chí yêu cầu.
Những thứ không được giấu trong tài liệu bổ sung
Có một cám dỗ: đưa ra ngoài những gì làm yếu bài. Đây là chỗ phản biện kinh nghiệm luôn soi, và nếu phát hiện, họ mất lòng tin vào cả bài.
- Kết quả của đầu ra chính đã đăng ký trước, khi nó không có ý nghĩa thống kê, trong khi bài chính lại nhấn mạnh một đầu ra phụ.
- Tỷ lệ bỏ cuộc, mất mẫu lớn, hoặc sự khác biệt giữa người ở lại và người rời nghiên cứu.
- Định nghĩa biến chính khi định nghĩa đó khác cách hiểu thông thường. Người đọc phải biết ngay trong bài chính rằng “tuân thủ điều trị” của bạn nghĩa là uống trên tám mươi phần trăm số liều.
- Hạn chế quan trọng của thiết kế.
Nguyên tắc đơn giản: thông tin nào có thể làm người đọc đổi cách hiểu kết quả chính thì phải nằm trong bài chính, dù chỉ một câu kèm dẫn chiếu tới phần chi tiết.
Đánh số và dẫn chiếu: để không ai phải đoán
Tài liệu bổ sung dùng hệ đánh số riêng, thường có tiền tố S: Bảng S1, Hình S1, Phương pháp S1. Thứ tự đánh số theo thứ tự xuất hiện lần đầu trong bài chính, giống như bảng hình chính. Nếu Bảng S4 được nhắc trước Bảng S2, phản biện sẽ phải lật qua lật lại.
Mỗi lần dẫn chiếu trong bài chính nên nói rõ người đọc sẽ tìm thấy gì, không chỉ gắn nhãn. So sánh:
- Kém: “Kết quả tương tự khi loại bỏ các trường hợp thiếu dữ liệu (Bảng S3).”
- Tốt hơn: “Khi chỉ phân tích 412 trường hợp đủ dữ liệu, hệ số của can thiệp gần như không đổi, từ 0,31 xuống 0,29 (Bảng S3).”
Câu thứ hai cho người đọc biết điều quan trọng ngay trong bài chính. Ai muốn xem đầy đủ thì mở bảng; ai không muốn thì vẫn đủ thông tin.
Ngược lại, mọi mục trong tài liệu bổ sung phải được nhắc ít nhất một lần trong bài chính. Bảng S9 không được ai nhắc tới là dấu hiệu bạn đang đổ thêm thứ không cần.
Cấu trúc một tệp tài liệu bổ sung dễ dùng
Với bài có nhiều phần bổ sung, một tệp có cấu trúc rõ đỡ cho phản biện rất nhiều. Khung thường dùng:
- Trang đầu: nhan đề bài, tên tác giả, và mục lục liệt kê từng mục kèm số trang.
- Phương pháp bổ sung, chia theo đúng tiêu đề con của phần phương pháp chính để người đọc dễ đối chiếu.
- Bảng bổ sung, mỗi bảng có chú thích đầy đủ, đọc riêng vẫn hiểu.
- Hình bổ sung, cũng có chú thích đầy đủ.
- Tài liệu tham khảo bổ sung nếu có tài liệu chỉ được trích trong phần này — kiểm tra quy định, vì một số tạp chí yêu cầu gộp chung vào danh mục chính.
Bộ dữ liệu, mã phân tích, tệp âm thanh, video thường không nên nhét vào tệp văn bản. Đặt chúng thành tệp riêng, hoặc gửi lên kho lưu trữ dữ liệu có mã định danh lâu dài, rồi ghi rõ trong mục sẵn có dữ liệu của bài.
Định dạng: những chi tiết nhỏ hay bị trả về
| Chi tiết | Nên | Không nên |
|---|---|---|
| Định dạng tệp văn bản | PDF hoặc định dạng tạp chí yêu cầu, một tệp duy nhất | Mười tệp rời đặt tên tuỳ ý |
| Bảng số liệu lớn | Bảng tính riêng, mỗi trang tính một bảng, có dòng giải thích cột | Ảnh chụp màn hình bảng tính |
| Tên biến | Trùng với tên dùng trong bài chính | Tên biến trong mã như tx_bin_v3 |
| Đơn vị | Ghi ở tiêu đề cột hoặc chú thích | Để người đọc tự suy ra |
| Ẩn danh khi bình duyệt kín | Xoá tên tác giả, cơ quan, thuộc tính tệp | Để tên người tạo tệp trong thuộc tính tài liệu |
Chi tiết cuối hay bị bỏ qua: nếu tạp chí bình duyệt kín hai chiều, tài liệu bổ sung cũng phải ẩn danh. Tên trường đại học trong bảng hỏi, tên phòng thí nghiệm trong quy trình, đều cần thay bằng chỗ trống tạm thời.
Tài liệu bổ sung thường không được biên tập kỹ
Ở nhiều tạp chí, tài liệu bổ sung được đăng nguyên trạng như tác giả gửi, không qua dàn trang hay biên tập ngôn ngữ. Lỗi chính tả, bảng vỡ khung, hình mờ sẽ nằm đó mãi. Hãy đọc lại nó với cùng mức cẩn thận như bài chính, ít nhất một lượt in ra giấy.
Cũng vì không qua biên tập, khi bài được chấp nhận và bạn sửa bài chính ở vòng cuối, rất dễ quên sửa tài liệu bổ sung tương ứng. Kết quả là số liệu trong Bảng S2 không khớp với câu dẫn trong bài. Trước khi gửi bản cuối, đối chiếu lại mọi con số được trích từ tài liệu bổ sung sang bài chính.
Mỗi loại nghiên cứu cần những gì ở phần bổ sung
Không có danh sách chung cho mọi bài, nhưng với từng loại thiết kế, phản biện thường tìm những thứ khá giống nhau. Biết trước giúp bạn chuẩn bị đủ ngay lần nộp đầu.
| Loại nghiên cứu | Phản biện thường tìm trong tài liệu bổ sung |
|---|---|
| Khảo sát định lượng | Bảng hỏi đầy đủ, cách dịch và thử nghiệm bảng hỏi, độ tin cậy từng thang đo, cách xử lý dữ liệu thiếu |
| Thử nghiệm can thiệp | Đề cương đã đăng ký, bảng kiểm báo cáo, quy trình phân bổ ngẫu nhiên, danh sách biến cố bất lợi |
| Nghiên cứu định tính | Hướng dẫn phỏng vấn, đặc điểm người tham gia, bảng mã hoá chủ đề, thêm trích đoạn minh hoạ |
| Tổng quan hệ thống | Chuỗi tìm kiếm đầy đủ cho từng cơ sở dữ liệu, danh sách bài bị loại kèm lý do, đánh giá nguy cơ sai lệch từng bài |
| Thí nghiệm trong phòng | Thông số thiết bị, số lần lặp, hình ảnh gốc chưa cắt của các băng điện di hoặc tiêu bản |
Dòng cuối đáng lưu ý: nhiều tạp chí trong khoa học sự sống yêu cầu nộp ảnh gốc chưa chỉnh sửa của mọi băng điện di xuất hiện trong bài. Giữ ảnh gốc có tên tệp rõ ràng từ lúc làm thí nghiệm, đừng đợi tới khi nộp bài mới đi tìm.
Làm tài liệu bổ sung song song, không để tới cuối
Người viết thường dồn tài liệu bổ sung vào đêm trước khi nộp, và đó là lúc lỗi lọt vào nhiều nhất. Cách làm đỡ vất vả hơn là mở sẵn tệp bổ sung ngay khi bắt đầu viết phần phương pháp. Mỗi lần quyết định đưa một chi tiết ra ngoài, chuyển nó sang tệp đó ngay, đặt nhãn tạm, và để lại câu dẫn chiếu trong bài chính. Đến cuối chỉ còn việc đánh số lại theo thứ tự xuất hiện.
Với bảng số liệu sinh ra từ phân tích, cho mã phân tích xuất thẳng ra tệp bảng có định dạng gần cuối. Khi dữ liệu thay đổi, bạn chạy lại mã thay vì chép tay hai mươi con số, và rủi ro lệch số giữa bài chính với phần bổ sung giảm hẳn.
Khi phản biện yêu cầu thêm phân tích
Một tình huống rất hay gặp: phản biện đề nghị thêm phân tích, bạn làm và kết quả không thay đổi kết luận. Đưa nó vào tài liệu bổ sung kèm một câu trong bài chính là hợp lý, và trong thư trả lời ghi rõ vị trí. Nếu phân tích mới làm thay đổi đáng kể cách hiểu, nó cần vào bài chính, dù phải bỏ bớt thứ khác ra ngoài để giữ độ dài.
Đừng biến tài liệu bổ sung thành nơi đổ mọi yêu cầu của mọi vòng phản biện mà không sắp xếp lại. Sau vòng sửa cuối, đánh số lại theo thứ tự xuất hiện và cập nhật mục lục.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu bổ sung có được phản biện đọc không?
Có, phản biện thường xem tài liệu bổ sung, nhất là khi muốn kiểm chứng một kết quả. Vì vậy nó cần được trình bày rõ ràng như bài chính.
Có giới hạn độ dài cho tài liệu bổ sung không?
Một số tạp chí có giới hạn dung lượng tệp hoặc số trang, nhiều tạp chí không. Dù không giới hạn, chỉ nên đưa vào những gì được nhắc trong bài chính.
Đánh số bảng bổ sung thế nào cho đúng?
Dùng tiền tố S và đánh theo thứ tự xuất hiện lần đầu trong bài chính, như Bảng S1, Hình S1. Hệ đánh số này tách riêng với bảng hình chính.
Có nên đưa dữ liệu thô vào tài liệu bổ sung?
Tốt hơn là gửi lên kho lưu trữ dữ liệu có mã định danh lâu dài và ghi trong mục sẵn có dữ liệu. Nếu tạp chí cho phép tệp dữ liệu kèm bài, dùng bảng tính có chú thích cột.
Tài liệu tham khảo chỉ trích trong phần bổ sung có ghi vào danh mục chính không?
Tuỳ tạp chí. Một số yêu cầu gộp vào danh mục chính để được đếm trích dẫn, một số cho để riêng, nên kiểm hướng dẫn tác giả.
