Người viết dồn sức cho mở đầu, kết quả, bàn luận, rồi đến các mục cuối bài thì viết vội trong mười phút trước khi nộp. Nhưng đây lại là những mục mà bộ phận biên tập kiểm tra đầu tiên, trước cả khi bài tới tay biên tập viên chuyên môn. Thiếu số phê duyệt đạo đức, mục tài trợ ghi chung chung, mục sẵn có dữ liệu không khớp chính sách tạp chí — những lỗi này đủ để bài bị trả lại cho tác giả sửa kỹ thuật, mất thêm một hai tuần.
Bài này đi qua từng mục, nói mỗi mục cần trả lời câu hỏi gì, và những cách viết thường bị yêu cầu sửa. Tên và thứ tự các mục khác nhau giữa các tạp chí, nên luôn đối chiếu với hướng dẫn tác giả cụ thể.
Tuyên bố đạo đức: ai phê duyệt, số mấy, và người tham gia đã đồng ý thế nào
Với nghiên cứu trên người, mục này phải trả lời được bốn câu:
- Hội đồng đạo đức nào phê duyệt: tên đầy đủ của hội đồng và cơ quan.
- Số quyết định hoặc mã phê duyệt, và ngày.
- Người tham gia đồng ý ra sao: bằng văn bản, bằng lời có ghi nhận, hay được miễn đồng thuận — và nếu được miễn, ai cho phép và vì sao.
- Với trẻ em hoặc người không tự quyết định được: ai đồng ý thay, và trẻ có được hỏi ý kiến phù hợp với lứa tuổi không.
Cách viết bị yêu cầu sửa nhiều nhất là câu “nghiên cứu tuân thủ các nguyên tắc đạo đức” mà không có tên hội đồng và số phê duyệt. Câu đó không cho người đọc kiểm chứng được gì.
Một tình huống khó: nghiên cứu sử dụng dữ liệu thứ cấp hoặc dữ liệu hồ sơ đã ẩn danh, và tác giả cho rằng không cần phê duyệt. Quyết định không cần phê duyệt thường phải do hội đồng đạo đức đưa ra, không phải do nhóm nghiên cứu tự quyết. Nếu có văn bản miễn xét, ghi rõ; nếu không có, nên hỏi hội đồng của cơ quan trước khi nộp.
Với nghiên cứu trên động vật, cần tên hội đồng hoặc ban phụ trách sử dụng động vật, số phê duyệt, và thường kèm tuyên bố tuân thủ hướng dẫn báo cáo như ARRIVE nếu tạp chí yêu cầu.
Tài trợ: tên nhà tài trợ, mã đề tài, và vai trò của họ
Mục tài trợ cần ghi đủ tên cơ quan tài trợ, mã số đề tài hoặc hợp đồng, và người nhận tài trợ nếu có nhiều tác giả. Điều hay bị bỏ sót là vai trò của nhà tài trợ: họ có tham gia thiết kế, thu thập dữ liệu, phân tích, viết bài hay quyết định công bố không. Nhiều tạp chí yêu cầu một câu rõ ràng về điểm này, ví dụ: “Nhà tài trợ không tham gia vào thiết kế nghiên cứu, thu thập và phân tích dữ liệu, quyết định công bố hay chuẩn bị bản thảo.”
Nếu nghiên cứu không có tài trợ riêng, ghi đúng như vậy thay vì bỏ trống. Lưu ý rằng lương cơ bản từ cơ quan công tác thường không được coi là tài trợ cho nghiên cứu, nhưng nếu cơ quan cấp kinh phí riêng cho đề tài thì đó là tài trợ.
Nhiều chương trình tài trợ quy định cách ghi tên và mã đề tài trong công bố, có khi kèm câu chữ bắt buộc. Kiểm hợp đồng tài trợ trước khi viết mục này; ghi sai có thể khiến công bố không được tính vào kết quả nghiệm thu đề tài.
Xung đột lợi ích: khai báo những gì người đọc có thể muốn biết
Nguyên tắc chung: khai báo mọi quan hệ tài chính hoặc phi tài chính mà một người đọc hợp lý có thể cho là ảnh hưởng đến cách bạn làm hoặc trình bày nghiên cứu. Khai báo không có nghĩa là thừa nhận sai phạm; nó cho người đọc thông tin để tự đánh giá.
Những thứ thường phải khai:
- Làm việc, tư vấn, nhận thù lao diễn giả cho công ty có sản phẩm liên quan đến nghiên cứu.
- Sở hữu cổ phần, bằng sáng chế, hoặc đang đăng ký sở hữu trí tuệ liên quan.
- Nhận tài trợ từ bên có lợi ích trong kết quả, kể cả cho dự án khác trong vài năm gần đây.
- Vai trò trong tổ chức vận động chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề.
- Quan hệ cá nhân hoặc cạnh tranh có thể ảnh hưởng, theo yêu cầu của một số tạp chí.
Không có gì để khai thì ghi rõ: “Các tác giả tuyên bố không có xung đột lợi ích.” Nhiều tạp chí trong khoa học sức khoẻ yêu cầu từng tác giả điền mẫu khai báo riêng, và nội dung mục trong bài phải khớp với các mẫu đó.
Sẵn có dữ liệu: nói thật dữ liệu ở đâu và lấy thế nào
Ngày càng nhiều tạp chí có chính sách dữ liệu, từ khuyến khích đến bắt buộc chia sẻ. Mục này phải nói được người đọc lấy dữ liệu ở đâu và bằng cách nào. Ba dạng phổ biến:
| Tình huống | Cách viết |
|---|---|
| Dữ liệu chia sẻ công khai | Tên kho lưu trữ và mã định danh lâu dài (DOI hoặc mã truy cập) |
| Dữ liệu chia sẻ có điều kiện | Điều kiện cụ thể, ai xét duyệt yêu cầu, liên hệ với ai (tốt nhất là địa chỉ của đơn vị, không phải cá nhân sẽ rời đi) |
| Không chia sẻ được | Lý do cụ thể: đồng thuận của người tham gia không cho phép, quy định bảo mật, dữ liệu thuộc bên thứ ba |
Câu “dữ liệu có sẵn khi có yêu cầu hợp lý gửi tới tác giả liên hệ” vẫn được nhiều tạp chí chấp nhận, nhưng một số đã không còn chấp nhận nếu không kèm lý do. Và nếu viết câu này, bạn phải thật sự trả lời khi có người hỏi.
Nếu dự định chia sẻ dữ liệu, cần nghĩ từ lúc xin phê duyệt đạo đức: bản đồng thuận phải cho phép chia sẻ dữ liệu đã ẩn danh. Đến lúc nộp bài mới nghĩ thì thường đã muộn.
Với mã phân tích, nhiều tạp chí có mục riêng hoặc gộp vào mục này. Gửi mã lên kho có mã định danh lâu dài thay vì chỉ để đường dẫn tới trang cá nhân.
Cảm ơn: ghi đúng người, và hỏi họ trước
Mục cảm ơn dành cho những người đóng góp nhưng không đủ điều kiện đứng tên: hỗ trợ kỹ thuật, thu thập dữ liệu thực địa, đọc góp ý bản thảo, hỗ trợ hành chính. Một số tạp chí yêu cầu tác giả xác nhận đã có sự đồng ý của người được cảm ơn, vì việc nêu tên có thể khiến người đọc nghĩ họ tán thành kết luận. Gửi họ một thư ngắn hỏi trước là đủ.
Nếu dùng dịch vụ biên tập ngôn ngữ hoặc người viết thuê chuyên nghiệp, nhiều hướng dẫn yêu cầu nêu rõ trong mục này. Việc sử dụng công cụ trí tuệ nhân tạo tạo sinh trong quá trình viết cũng ngày càng được yêu cầu khai báo, thường ở mục cảm ơn hoặc phương pháp; kiểm chính sách của từng tạp chí vì quy định đang thay đổi nhanh.
Đóng góp tác giả: khớp với thực tế, không chép mẫu
Mục tuyên bố đóng góp, thường theo bảng vai trò CRediT, hay bị viết theo mẫu: mọi tác giả đều “tham gia lên ý tưởng, viết và sửa bản thảo”. Biên tập viên nhìn vào là biết đây là câu chép. Ghi cụ thể ai làm vai trò nào, và để mỗi tác giả kiểm tra phần của mình trước khi nộp. Nếu nhóm có thoả thuận tác giả từ đầu dự án, mục này gần như đã viết sẵn.
Một chi tiết hay bị quên: tác giả nào chịu trách nhiệm về tính toàn vẹn của dữ liệu và phân tích. Nhiều tạp chí y sinh yêu cầu ghi rõ một hai người có toàn quyền truy cập dữ liệu và chịu trách nhiệm về phân tích.
Đăng ký trước và mã thử nghiệm
Với thử nghiệm lâm sàng, phần lớn tạp chí y khoa yêu cầu đăng ký trên một cơ sở dữ liệu thử nghiệm được công nhận trước khi tuyển người tham gia đầu tiên, và ghi mã đăng ký trong tóm tắt cùng phần phương pháp. Thử nghiệm đăng ký muộn có thể bị từ chối hoặc phải giải thích. Với các thiết kế khác, đăng ký trước không bắt buộc ở nhiều nơi, nhưng nếu bạn đã đăng ký, hãy ghi mã và nói rõ bài có lệch khỏi kế hoạch đăng ký ở điểm nào.
Quyền sử dụng hình ảnh và tài liệu đã công bố
Nếu bài dùng lại hình, bảng từ công bố khác, kể cả của chính bạn, cần kiểm tra giấy phép của nguồn. Bài đăng theo giấy phép mở thường cho phép dùng lại kèm ghi nguồn; bài đăng ở tạp chí giữ bản quyền thì cần xin phép nhà xuất bản. Ghi rõ nguồn và tình trạng cho phép ở chú thích hình, và giữ thư cho phép trong hồ sơ dự án. Ảnh có người nhận diện được cần có sự đồng ý của người trong ảnh.
Một bảng kiểm năm phút trước khi nộp
- Số phê duyệt đạo đức trong bài khớp với văn bản phê duyệt, kể cả ngày.
- Mã đề tài tài trợ ghi đúng từng ký tự.
- Mục xung đột lợi ích khớp với mẫu khai báo của từng tác giả.
- Đường dẫn hoặc mã định danh dữ liệu mở được và đúng phiên bản.
- Khi bình duyệt kín, các mục này được để ở trang riêng hoặc ẩn tên theo hướng dẫn, vì tên hội đồng đạo đức và tên đề tài thường làm lộ cơ quan tác giả.
Câu hỏi thường gặp
Nghiên cứu dùng dữ liệu đã ẩn danh có cần phê duyệt đạo đức không?
Tuỳ quy định của cơ quan và tạp chí. Thường việc miễn xét phải do hội đồng đạo đức quyết định và có văn bản, không phải nhóm nghiên cứu tự quyết.
Không có tài trợ thì ghi gì ở mục tài trợ?
Ghi rõ nghiên cứu không nhận tài trợ riêng từ cơ quan nào. Đừng bỏ trống mục này vì có thể bị trả về để bổ sung.
Nhận thù lao báo cáo hội thảo từ công ty có phải khai xung đột lợi ích không?
Nếu công ty đó có sản phẩm hoặc lợi ích liên quan đến chủ đề bài thì nên khai. Khai báo giúp người đọc tự đánh giá, không có nghĩa là thừa nhận sai phạm.
Viết dữ liệu có sẵn khi có yêu cầu có được không?
Nhiều tạp chí vẫn chấp nhận nhưng một số yêu cầu kèm lý do không chia sẻ công khai. Nếu viết vậy, bạn cần thật sự phản hồi khi có người yêu cầu.
Dùng công cụ AI hỗ trợ viết có phải khai báo không?
Ngày càng nhiều tạp chí yêu cầu khai báo, thường ở mục cảm ơn hoặc phương pháp. Quy định thay đổi nhanh, nên kiểm chính sách của tạp chí ngay trước khi nộp.
